“Si bien la digitalización es un tema de vital importancia en cualquier momento, considero que, con el advenimiento de la pandemia algunos procesos se aceleraron un poco más. En nuestro caso, contar con un sistema tecnológico como CollegeERP ha sido beneficioso para la institución por cuanto desde un solo sitio se puede gestionar tanto la parte financiera como académica, lo cual es un diferenciador de otros sistemas ERP”.

El Colegio Alemán, es una prestigiosa y moderna institución educativa ubicada en Quito y ha trabajado en conjunto con BROWSE Ecuador para desarrollar sus aplicaciones informáticas durante 15 años, dando como resultado la creación de la Solución LISA/College, sistema integral, orientado al manejo de colegios, el que permite administrar de forma eficiente los recursos financieros, administrativos y académicos de la organización y que actualmente conocemos como CollegeERP en Chile y Ecuador.

Conversamos con Danilo Manella, Jefe de Sistemas del Colegio Alemán, quien trabaja hace 15 años con el sistema College/ERP, para conocer su experiencia y los resultados obtenidos con el software administrativo durante todo este tiempo.

1.- En estos difíciles tiempos de pandemia ¿Considera usted que la digitalización es un tema de vital importancia? ¿Cómo les ha ayudado contar con un sistema tecnológico como CollegeERP?

D.M.: Efectivamente, si bien la digitalización es un tema de vital importancia en cualquier momento, considero que, con el advenimiento de la pandemia algunos procesos se aceleraron un poco más. En nuestro caso, contar con un sistema tecnológico como CollegeERP ha sido beneficioso para la institución por cuanto desde un solo sitio se puede gestionar tanto la parte financiera como académica, lo cual es un diferenciador de otros sistemas ERP.

2.- Después de 15 años de trabajo conjunto entre CollegeERP y Colegio Alemán de Quito ¿Cómo ha ayudado a la gestión del Colegio el Sistema Integrado de Administración de Colegios, CollegeERP?

D.M.: Siempre he pensado que todos estos años de trabajo conjunto han sido como un matrimonio, con altos y bajos, días buenos y malos, pero donde lo importante es dialogar, llegar a acuerdos y buscar la mejor solución para ambas partes.

CollegeERP, tiene sus raíces en la plataforma cliente servidor LISA/ERP, y ha sido muy beneficioso haber dado el salto de una plataforma a la otra. El contar con un sistema integrado nos ha permitido tener información disponible, íntegra y confiable para las distintas áreas. A los padres de familia les resulta muy útil tener al alcance de la mano toda la información financiera, médica, académica, y de transportes, entre otros beneficios.

El contar con un sistema en donde se interrelacionan los diferentes actores del Colegio ha sido de enorme importancia para contar con información confiable y entre los principales beneficios del sistema tenemos la ubicuidad, o sea, la capacidad de obtener la información desde cualquier sitio, la integración de la parte académica con la financiera, la facilidad de uso de la plataforma, particularmente en el portal de padres aunque poco a poco aspiramos a que la misma tecnología se migre por completo el resto de módulos; el soporte técnico especializado es un beneficio enorme ya que CollegeERP cuenta con profesionales especializados en cada área del sistema, y sobre todo, la Mesa de Ayuda es un soporte esencial al momento de solucionar incidentes o fallos para ser atendidos y resueltos, o analizar nuevos requerimientos que son esenciales para cumplir con los requisitos ya sea internos de la institución o del Ministerio de Educación.

3.- Con CollegeERP, ¿ha logrado mejorar su gestión operacional y estratégica? por favor especifique como.

D.M.: Dentro de nuestra gestión operacional cabe destacar que, por ejemplo, en Cobranzas la gestión de cartera es más eficiente que antes, y se puede obtener algunos reportes que son cruciales para la gestión administrativa de Gerencia. De igual modo, el préstamo anual de libros desde la Biblioteca y entrega de libros y materiales desde el Almacén a los alumnos, han ayudado enormemente a los funcionarios del Colegio en su gestión particularmente al inicio del año lectivo, que es donde más movimiento hay en esos departamentos.

Respecto de nuestra gestión estratégica contábamos con una solución web bastante eficaz pero simple, ahora, particularmente con el portal a padres de familia y los módulos de ingreso de notas por parte de los profesores, ha sido un cambio radical en la forma de aprovechar el tiempo de manera que los primeros pueden estar al tanto de todo el quehacer de sus hijos, y los segundos no están limitados a un sitio específico para ingresar las notas (como se hacía anteriormente, solo desde el Colegio). Todo esto se resume en un incremento de satisfacción y productividad de la comunidad escolar.

4.- De acuerdo a sus necesidades y con una mirada de futuro, ¿cuáles podrían ser sus próximos desarrollos del sistema?

D.M.: Considero que hay dos puntales importantes dentro de los desarrollos del sistema, el primero es contar – como se acordó hace 4 años – con una plataforma full web, en CollegeERP se tiene enlace con SIGPER y LISA/ERP, y estamos ansiosos de que este último finalmente pueda migrar al entorno web; y lo segundo es que sea completamente “web responsive”, es decir, que pueda funcionar sobre cualquier dispositivo: en CollegeERP el portal de padres es un ejemplo de ello, pero aún hay módulos que son más complejos, como los de Cobranzas y Tesorería, que también necesitan hacer esa transición.

Dentro del portal para padres, aspiramos a contar con información histórica, ya que al momento solamente tenemos la información del año vigente.

5.- ¿Qué le gustaría mejorar del sistema para hacer su gestión administrativa más eficaz?

D.M.: Uno de los aspectos a mejorar dentro de la gestión administrativa como se mencionó antes, se relaciona con la integración de LISA/ERP en Web, a CollegeERP. Adicionalmente sería ideal contar con videos tutoriales sobre el funcionamiento de cada módulo para cada uno de los estamentos de la comunidad escolar, si bien existen algunos manuales de usuario, hoy en día una capacitación más visual es necesaria.

6.- ¿Usted considera que le hemos dado una buena atención y lo hemos apoyado cuando lo ha necesitado?

D.M.: Como lo manifesté anteriormente, nuestra relación con CollegeERP ha sido la de un matrimonio, pero diría yo que la de un buen matrimonio, y aun cuando eventualmente hay demoras en la atención en general, y sobre todo en el último par de años, la atención ha mejorado notablemente, y a partir de la certificación CMMi por la que han estado cursando esto ha mejorado en particular el proceso de atención en soporte técnico.

7.- ¿Le gustaría comentar sobre algún otro tema en especial?

D.M.: Indudablemente nosotros, como Colegio Alemán de Quito, fuimos el primer colegio en Sudamérica en contar con el apoyo de CollegeERP, y aspiramos a que siga madurando el producto, y podamos disponer pronto – como mencioné más arriba – con la integración de LISA/ERP en Web.